Vraag van de week: Mijn medewerker is binnenkort 5, 10, 12,5 of zelfs 25 jaar in dienst. Wat zijn gebruikelijke regelingen en waar moet ik als werkgever rekening mee houden?
Een medewerker die al jarenlang bij je werkt, is vaak een belangrijke kracht binnen het bedrijf. Een jubileum is dan een mooi moment om waardering te laten blijken. Maar wat zie je in de praktijk vaak terug? Ben je verplicht iets te geven? En hoe zit het met belasting en loon?
Allereerst: binnen de optiek bestaat geen vaste regeling die bepaalt dat je een medewerker bij een bepaald aantal dienstjaren een cadeau, bonus of uitkering moet geven. Er is geen wettelijk recht op een jubileumregeling bij bijvoorbeeld 5, 10 of 12,5 jaar dienstverband. Je bent als werkgever vrij om hier zelf invulling aan te geven.
In de praktijk zie je wel vaak bepaalde jubileummomenten terug:
5 jaar dienstverband
Vaak een kleiner gebaar zoals bloemen, een dinerbon, een cadeaubon of een gezamenlijk etentje.
10 jaar dienstverband
Regelmatig een uitgebreider cadeau of een geldbedrag.
12,5 jaar dienstverband
Een moment dat veel werkgevers aanhouden. Bijvoorbeeld met een halve maand salaris, een extra vrije dag of een groter cadeau. Dit is vooral traditie en geen wettelijke of fiscale grens.
25 jaar dienstverband
Vaak een grotere jubileumuitkering of uitgebreider cadeau.
40 jaar dienstverband
Ook dit is een moment waar veel werkgevers uitgebreider bij stilstaan.
Juist bij 25 en 40 jaar bestaat een belangrijke uitzondering. Hiervoor geldt een fiscale vrijstelling. Een werkgever mag bij minimaal 25 dienstjaren en opnieuw bij 40 dienstjaren een eenmalige jubileumuitkering of verstrekking geven tot maximaal één fiscaal maandloon zonder loonheffingen. Dit wordt de diensttijdvrijstelling genoemd.
Voor deze vrijstelling gelden wel voorwaarden:
- Het gaat om minimaal 25 of 40 dienstjaren
- De vrijstelling mag één keer per jubileummoment worden toegepast
- Maximaal één fiscaal maandloon mag onbelast worden verstrekt
- Eerdere dienstjaren kunnen in sommige situaties meetellen
Voor jubilea zoals 5, 10 of 12,5 jaar bestaat deze uitzondering niet. Geef je op deze momenten een geldbedrag of cadeau, dan wordt dit in principe gezien als loon. Veel werkgevers verwerken dit via de Werkkostenregeling (WKR). Binnen de vrije ruimte van de WKR kunnen vergoedingen en verstrekkingen worden ondergebracht. Overschrijd je deze vrije ruimte, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
En hoe zit het met andere bijzondere momenten?
Ook bij een huwelijk, geboorte of pensionering kiezen werkgevers vaak voor een cadeau of attentie. Denk aan bloemen, een cadeaubon of een geldbedrag. Hiervoor bestaan binnen de optiek geen vaste regelingen. In de praktijk lopen dit soort verstrekkingen meestal via de Werkkostenregeling. Anders dan bij een 25- of 40-jarig dienstjubileum bestaat hiervoor geen aparte fiscale vrijstelling.
Kortom: veel mag, maar weinig is verplicht. De vraag is daarom vaak niet óf je iets kunt geven, maar vooral hoe je het fiscaal en administratief slim verwerkt.
Meer informatie? Werkgever – NUVO
Of heb je vragen? Je kunt altijd contact opnemen met Chantal van Ondernemersservice NUVO.
Stuur gerust een mailtje naar: c.schoonhoven@nuvo.nl of bel naar: 088 – 077 11 06
