Vraag van de week: Mag ik iemand op een andere dag laten werken? Chantal legt het je uit.
In vakantieperiodes komt het vaak samen: meerdere medewerkers willen tegelijk vrij, terwijl de winkel gewoon open moet blijven. Je moet misschien wel schuiven of krijgt een discussie… Mag je iemand op een andere dag laten werken? En wat zijn de vakantierechten van de medewerker?
Als eerste is belangrijk om te weten dat je als werkgever een actieve informatieplicht hebt. Je moet de werknemer tijdig en duidelijk wijzen op het aantal openstaande vakantiedagen, de vervaltermijn en de mogelijkheid bieden om ze op te nemen. Doe je dat niet, dan vervallen de wettelijke dagen niet na 6 maanden, maar pas na 5 jaar.
Vaste dagen
Werkt iemand altijd op vaste dagen? Bijvoorbeeld op de donderdag en vrijdag, dan zijn dat arbeidsvoorwaarden. Die kun je niet zomaar aanpassen. Vraag je of diegene een keer zaterdag wil werken in plaats van donderdag, dan mag die medewerker dat weigeren. Het maakt niet uit wat voor reden de medewerker geeft. Het zit niet in de reden, maar in de afspraak. Dat voelt soms onlogisch, zeker als jij met een bezettingsprobleem zit. Toch kun je hier wel iets mee. Je mag namelijk altijd het gesprek aangaan en uitleggen dat het om een incidentele situatie gaat, dat je dit eerlijk verdeelt en dat je verwacht dat medewerkers meedenken.
Vaste uren
Werk je met medewerkers die vaste uren hebben maar geen vaste werkdagen, dan ligt het anders. In dat geval heb je meer ruimte om te sturen en mag je iemand wél inroosteren op bijvoorbeeld een zaterdag. Weigeren kan dan alleen als er een zwaarwegend belang speelt, zoals structurele zorgtaken. “Ik heb er geen zin in” of “ik vind die dag niet prettig” is dan geen geldige reden.
Voorbeeld zwaarwegend belang: Je hebt een kleine winkel met een minimale bezetting van twee medewerkers om open te kunnen blijven. Eén medewerker is al met vakantie en een andere valt onverwacht uit door ziekte. Het lukt niet om op korte termijn vervanging te regelen, ook niet via een oproepkracht of zzp’er. Als je dan nog een vakantieaanvraag goedkeurt, kun je de winkel niet openen. In zo’n situatie mag je de aanvraag weigeren vanwege een zwaarwegend bedrijfsbelang.
Let op: dit is echt een voorbeeld. Of iets een zwaarwegend bedrijfsbelang is, hangt altijd af van de situatie. Denk aan de grootte van je team, je netwerk en de mogelijkheden om vervanging te regelen of rooster wisselingen toe te passen. Je moet kunnen laten zien dat je eerst serieus hebt gekeken naar oplossingen en dat die er niet waren.
Vakanties
Ook rondom vakanties zie je vaak dezelfde vragen. Moet ik iemand drie weken vrij geven omdat diegene dat wil? Nee. Een medewerker kan wettelijk aanspraak maken op twee weken aaneengesloten vakantie. Er is dus geen recht op drie weken aaneengesloten vakantie. Past dat niet in je bezetting, dan mag je dat gewoon weigeren.
Maar iedereen wil tegelijk vrij, hoe ga je daarmee om? Je mag sturen op de bezetting. Dat betekent dat je aanvragen kunt weigeren als de winkel anders niet open kan blijven. Daarbij mag je kijken naar de volgorde van aanvragen, eerdere vakanties en wat redelijk en uitlegbaar is. Dat valt onder goed werkgeverschap: eerlijk verdelen en consequent blijven.
Deadline
Een andere praktische vraag: mag ik werken met deadlines voor vakantieaanvragen?
Je mag dit gebruiken om je planning rond te krijgen, maar juridisch blijft gelden dat een medewerker altijd een aanvraag mag doen. Jij moet daar binnen veertien dagen op reageren. Doe je dat niet, dan is de aanvraag automatisch goedgekeurd. Wie later aanvraagt, loopt wel het risico dat de periode al vol zit.
Het punt waar veel irritatie zit: een medewerker zegt “ik werk niet op vrijdag, dat vind ik geen fijne dag” of “ik weet nog niet of ik oppas heb”. Als iemand flexibel inzetbaar is, zijn dit geen geldige redenen om werk te weigeren. Zeker niet als je het rooster ruim van tevoren bekend maakt. Dan mag je verwachten dat iemand zijn privéplanning daarop aanpast. Alleen bij echt zwaarwegende belangen ligt dat anders. Ook belangrijk: je bent niet verplicht om met het hele team het rooster te maken. Jij bent verantwoordelijk voor de bezetting. Input ophalen mag, maar jij bepaalt. Zeker als je merkt dat het anders afhangt van wie het hardst roept, is het juist belangrijk dat jij de regie houdt.
En wat als iemand blijft weigeren zonder goede reden? Dan moet je eerst kijken naar het type afspraak. Bij vaste werkdagen kun je weinig afdwingen en moet je het in overleg oplossen. Bij flexibele inzet kun je iemand wél aanspreken op gedrag en kan het in het uiterste geval richting werkweigering gaan. Dat is geen eerste stap, maar je staat daar als werkgever wel sterker.
Grenzen stellen
Tot slot nog een praktische: mag ik weigeren dat iemand alleen in de winkel staat om het rooster rond te krijgen? Ja. Jij bent verantwoordelijk voor een veilige en verantwoorde bezetting. Daar mag je grenzen in stellen.
De rode draad in al deze situaties is simpel: het gaat niet om wat iemand wil, maar om wat je hebt afgesproken. Hoe vaster de werkdagen, hoe minder je kunt schuiven. Hoe flexibeler de afspraken, hoe meer ruimte je hebt om te sturen.
Wil je dit in de toekomst voorkomen? Zorg dan dat je vooraf duidelijk vastlegt op welke dagen iemand inzetbaar is, dat flexibiliteit in vakantieperiodes wordt verwacht en dat jij het rooster bepaalt.
Meer over vakantierechten lees je hier: Vakantie – NUVO
